← Trim-Service Gmail Intake · English · Русский
English
Privacy Policy
Trim-Service Gmail Intake
1. Who runs this app
Trim-Service Gmail Intake ("the app") is operated by Dmitry, a private individual ("the owner"), who uses it in his work for Trim-Service. The app runs on the owner's own computer and connects only to the owner's own Gmail account. It is not offered to the public. This policy also concerns the people who exchange emails with the owner, because their messages pass through the app.
2. Gmail data the app accesses
The app uses one Google permission, gmail.readonly (read-only). For each day the owner selects, it reads all messages of that day in the owner's account, including Sent, Spam and Trash:
- message metadata: sender, recipients (To, Cc), subject, date and time, message and thread identifiers, Gmail labels (for example Inbox or Sent), size;
- a short text preview of each message and information on whether it continues an earlier conversation;
- the message content, which is retrieved for processing;
- attachments up to 25 MB each, together with a checksum used to confirm that a file was copied without change.
The app also reads the email address of the account to make sure it is connected to the owner's account and no other. It cannot send, modify, label or delete emails, and it does not access contacts, calendar or any other Google service.
3. How the data is used
- Metadata is used to build a daily list of messages and to prove that no message of the day was missed.
- Message content and previews are used by the owner to decide whether an email requires an action (an order, a payment, a delivery, a question) and to record that decision in his private business notes.
- Attachments (for example invoices, specifications or drawings) are saved so the owner can file the relevant documents in his business archive.
The data is used only for this purpose. It is not used for advertising, is not sold, and is not used to build profiles of people.
4. Where data is stored
- Google authorization token. Stored only on the owner's computer, encrypted with the operating-system protection of the owner's user account. It is not uploaded to cloud storage and is not included in backups.
- Working files (the daily message list, the verification record and downloaded attachments) are stored on the owner's computer.
- Business notes and archived documents. After review, the relevant information and documents are kept in the owner's private notes and document archive, which are synchronized to the owner's personal cloud storage (Yandex Disk) and to local backups on the owner's devices.
5. How Claude Code takes part
The owner reviews the daily results with the help of Claude Code, an AI assistant made by Anthropic, running on the owner's computer. During that review the message metadata, previews and the content of attachments may be sent to Anthropic's servers so that Claude can read them, suggest how each email should be classified and help update the owner's business notes. The owner reviews and controls this work. Anthropic processes this data under its own terms and privacy policy (anthropic.com/legal/privacy).
6. Who data may be shared with
Gmail data is not sold and is not shared with advertisers or data brokers. It may be processed by the following service providers, only to provide the functions described above:
- Anthropic (Claude Code) — processing during the daily review, as described in section 5;
- Yandex (Yandex Disk) — storage of the owner's business notes and archived documents;
- Google (Google Drive) and OpenAI (ChatGPT) — the owner publishes short working summaries of his business notes (for example the status of an order or delivery) to his own Google Drive so he can use them with ChatGPT. These summaries may include information that originally came from emails. Raw emails and attachments are not published there.
Data may also be disclosed if required by law. Otherwise, it is not transferred to anyone.
7. Retention and deletion
- The authorization token is kept until access is revoked; it is deleted from the computer when revoked.
- Working files remain on the owner's computer until the owner deletes them; there is currently no automatic deletion.
- Business notes and archived documents are kept as long as they are needed for the owner's business and record-keeping obligations.
- Data held by Anthropic, Yandex, Google and OpenAI is retained under those providers' own policies.
If you have corresponded with the owner and want information about you deleted, write to abdmitry@gmail.com. The owner will delete the information under his control within a reasonable time, subject to these limits:
- information that must be kept by law (for example accounting or tax records) is kept for the required period, even after a request;
- copies already processed or stored by Anthropic, Yandex, Google or OpenAI are deleted under those providers' own rules and timelines; the owner cannot remove them instantly, but will delete what he controls in those accounts and, where the provider allows it, request deletion;
- backup copies on the owner's devices are removed when the backups are cleaned up or replaced, which may take time;
- revoking Google access stops further reading of Gmail but does not by itself delete data already saved.
8. Revoking access
Access can be withdrawn at any time at myaccount.google.com/permissions. The app also has its own command that revokes the token at Google and deletes the local copy. After revocation the app can no longer read Gmail.
9. Google API Services User Data Policy
The owner intends the app's use and transfer of information received from Google APIs to follow the Google API Services User Data Policy, including its Limited Use requirements. The app has not been verified by Google, and compliance has not been independently confirmed.
The owner's own commitments. Gmail data is used only for the record-keeping described in section 3. The owner does not sell it, does not use it for advertising, and does not himself use it to develop, improve or train AI or machine-learning models.
Third-party services. When data is processed by Anthropic or OpenAI (sections 5 and 6), whether and how those providers may keep it or use it to improve their services depends on their own terms, privacy policies and the owner's account settings with them. This policy makes no promise about those providers' practices beyond what their own terms state.
10. Security
Access is read-only and limited to the owner's account. The authorization token is stored encrypted. Data the owner saves is kept in his own accounts and on his own devices; copies held by the service providers in section 6 are protected under their own policies. No method of storage or transmission is completely secure, but reasonable measures are taken to protect the data.
11. Changes and contact
This policy may be updated; the effective date above will change accordingly. Questions: abdmitry@gmail.com.
Русский
Политика конфиденциальности
Trim-Service Gmail Intake
1. Кто управляет приложением
Приложением Trim-Service Gmail Intake («приложение») управляет Дмитрий, частное лицо («владелец»), который использует его в работе для Трим-Сервис. Приложение работает на собственном компьютере владельца и подключается только к его собственному аккаунту Gmail. Публично оно не предлагается. Политика касается и тех, кто переписывается с владельцем, поскольку их письма проходят через приложение.
2. Какие данные Gmail получает приложение
Приложение использует одно разрешение Google — gmail.readonly (только чтение). За каждый выбранный владельцем день оно читает все письма этого дня в аккаунте владельца, включая «Отправленные», «Спам» и «Корзину»:
- метаданные письма: отправитель, получатели (To, Cc), тема, дата и время, идентификаторы письма и цепочки, метки Gmail (например, «Входящие» или «Отправленные»), размер;
- краткий текстовый фрагмент письма и сведения о том, продолжает ли оно прежнюю переписку;
- содержимое письма, которое загружается для обработки;
- вложения размером до 25 МБ каждое вместе с контрольной суммой, подтверждающей, что файл скопирован без изменений.
Приложение также читает адрес аккаунта, чтобы убедиться, что подключён именно аккаунт владельца. Оно не может отправлять, изменять, помечать или удалять письма и не обращается к контактам, календарю и другим сервисам Google.
3. Как используются данные
- Метаданные — для ежедневного списка писем и подтверждения того, что ни одно письмо за день не пропущено.
- Содержимое и фрагменты писем — чтобы владелец решил, требует ли письмо действия (заказ, оплата, поставка, вопрос), и зафиксировал это решение в своих личных деловых записях.
- Вложения (например, счета, спецификации, чертежи) — сохраняются, чтобы владелец мог поместить нужные документы в свой деловой архив.
Данные используются только для этой цели. Они не используются для рекламы, не продаются и не используются для составления профилей людей.
4. Где хранятся данные
- Токен авторизации Google хранится только на компьютере владельца, зашифрованным средствами защиты операционной системы для учётной записи владельца. Он не загружается в облачное хранилище и не входит в резервные копии.
- Рабочие файлы (дневной список писем, запись проверки и скачанные вложения) хранятся на компьютере владельца.
- Деловые записи и архив документов. После разбора нужные сведения и документы хранятся в личных записях и архиве документов владельца, которые синхронизируются с его личным облачным хранилищем (Яндекс Диск) и с локальными резервными копиями на устройствах владельца.
5. Участие Claude Code
Владелец разбирает результаты дня с помощью Claude Code — ИИ-ассистента компании Anthropic, работающего на компьютере владельца. Во время разбора метаданные писем, их фрагменты и содержимое вложений могут передаваться на серверы Anthropic, чтобы Claude мог их прочитать, предложить классификацию каждого письма и помочь обновить деловые записи владельца. Владелец проверяет и контролирует эту работу. Anthropic обрабатывает эти данные по своим условиям и политике конфиденциальности (anthropic.com/legal/privacy).
6. Кому могут передаваться данные
Данные Gmail не продаются и не передаются рекламодателям или брокерам данных. Их могут обрабатывать следующие поставщики услуг — только для описанных выше функций:
- Anthropic (Claude Code) — обработка при ежедневном разборе, как описано в разделе 5;
- Яндекс (Яндекс Диск) — хранение деловых записей и архива документов владельца;
- Google (Google Диск) и OpenAI (ChatGPT) — владелец публикует краткие рабочие сводки своих деловых записей (например, статус заказа или поставки) на свой Google Диск, чтобы пользоваться ими в ChatGPT. Сводки могут содержать сведения, изначально полученные из писем. Сами письма и вложения туда не публикуются.
Данные также могут быть раскрыты, если этого требует закон. В остальных случаях они никому не передаются.
7. Сроки хранения и удаление
- Токен авторизации хранится до отзыва доступа и при отзыве удаляется с компьютера.
- Рабочие файлы остаются на компьютере владельца, пока владелец их не удалит; автоматического удаления сейчас нет.
- Деловые записи и архивные документы хранятся, пока они нужны для деятельности и учёта владельца.
- Данные у Anthropic, Яндекса, Google и OpenAI хранятся по правилам этих поставщиков.
Если вы переписывались с владельцем и хотите удалить сведения о себе, напишите на abdmitry@gmail.com. Владелец удалит сведения, находящиеся под его контролем, в разумный срок со следующими ограничениями:
- сведения, которые необходимо хранить по закону (например, бухгалтерские или налоговые документы), хранятся в течение обязательного срока, даже после запроса;
- копии, уже обработанные или сохранённые у Anthropic, Яндекса, Google или OpenAI, удаляются по правилам и в сроки этих поставщиков; владелец не может удалить их мгновенно, но удалит то, что находится под его контролем в этих аккаунтах, и, где поставщик это позволяет, запросит удаление;
- резервные копии на устройствах владельца удаляются при очистке или замене резервных копий, что может занять время;
- отзыв доступа к Google прекращает дальнейшее чтение Gmail, но сам по себе не удаляет уже сохранённые данные.
8. Отзыв доступа
Доступ можно отозвать в любой момент на странице myaccount.google.com/permissions. В приложении есть и собственная команда, которая отзывает токен у Google и удаляет локальную копию. После отзыва приложение больше не может читать Gmail.
9. Правила Google API Services User Data Policy
Владелец стремится к тому, чтобы использование и передача информации, полученной через API Google, соответствовали Google API Services User Data Policy, включая требования Limited Use. Приложение не проходило верификацию Google, и соответствие независимо не подтверждено.
Обязательства владельца. Данные Gmail используются только для учёта, описанного в разделе 3. Владелец их не продаёт, не использует для рекламы и сам не использует для разработки, улучшения или обучения моделей ИИ и машинного обучения.
Сторонние сервисы. Когда данные обрабатывают Anthropic или OpenAI (разделы 5 и 6), то, могут ли эти поставщики хранить их или использовать для улучшения своих сервисов и как именно, определяется их собственными условиями, политиками конфиденциальности и настройками аккаунтов владельца у них. Эта политика не даёт обещаний о практике этих поставщиков сверх того, что указано в их собственных условиях.
10. Безопасность
Доступ только на чтение и только к аккаунту владельца. Токен авторизации хранится в зашифрованном виде. Данные, которые сохраняет владелец, хранятся в его собственных аккаунтах и на его устройствах; копии у поставщиков из раздела 6 защищаются по их собственным правилам. Ни один способ хранения или передачи не защищён полностью, но для защиты данных принимаются разумные меры.
11. Изменения и контакт
Политика может обновляться; дата вступления в силу выше изменится соответственно. Вопросы: abdmitry@gmail.com.